دشن المدير العام التنفيذي لمدينة الملك فهد الطبية الدكتور عبدالله بن سليمان العمرو صباح أمس السبت خدمة حفظ الوثائق إلكترونياً في إدارة الخدمات الإدارية بالمدينة حيث تم إدخال الوثيقة رقم 3000 بحضور المدير التنفيذي للخدمات الطبية والمدير التنفيذي للشؤون الإدارية والمالية وعددا من مدراء الإدارات ورؤساء الأقسام حيث استمع المدير العام إلى شرح تفصيلي عن مميزات حفظ الوثائق إلكترونياً وما تمثله من أهمية كبرى في خاصية والفهرسة والتصنيف والحفظ لجميع الأوراق الرسمية في نظام واحد وقد أطلع الحضور على آلية حفظ الوثائق إلكترونياً وكيفية البحث عن أي وثيقة محددة من بين آلاف الوثائق.
ومن جانبه أكد المدير العام التنفيذي للمدينة الدكتور عبدا لله العمرو أن المدينة قادمة بقوة نحو استخدام أفضل واحدث التقنيات التي تخدم المرضى والمراجعين وتذليل كافة الصعاب التي قد يواجهونها لتحقيق هدفهم منوها بالخطوات المتميزة التي تحققت في خدماتها طبيا وإداريا خلال الفترة القصيرة الماضية منذ افتتاحها والتي لم تتجاوز العامين وأبان العمرو أن عملية حفظ الوثائق بشكل إلكتروني يساعد على استرجاع أي ورقة رسمية خلال فتره قصيرة جدا وينهي بذلك التأخير في عملية البحث بين أرتال من الورق بالإضافة إلى حفظ الوثائق من التلف وذكر رئيس قسم الوثائق الإدارية الأستاذ تركي الشريطي من أهم أهداف خدمة حفظ الوثائق إلكترونياً تفعيل الاستعلام عن الوثائق الأساسية والمحفوظة بناءً على الصلاحية الممنوحة للباحث إضافة إلى حفظ وفهرسة وتصنيف جميع وثائق المدينة في نظام محدد وأرشفة الوثائق الغير نشطة للأقسام والإدارات في المدينة بالإضافة إلى المساهمة في نشر ثقافة الوعي الوثائقي بين منسوبي المدينة من خلال تثقيف مختلف الإدارات والأقسام لمساعدتهم في عملية حفظ الوثائق واسترجاعها بأي وقت وبأسهل الطرق وأمرنها وأضاف الشريطي أن قسم الوثائق الإدارية في صدد الانتهاء من إصدار دليل خاص بالتعاون مع معهد الإدارة العامة يعنى بتصنيف فهرسة الوثائق الإدارية سواء المحفوظة يدويا أو اليكترونيا مبينا أن هذه الآلية تستوعب أكثر من 10 مليون وثيقة رسمية وأضاف أن جميع الإدارات في المدينة التي لها وثائق إدارية سوف تستفيد من خدمة حفظ الوثائق إلكترونياً مباشرة وذلك بعد فهرسة ملفات الإدارة المعنية وترقيمها وترميزها وأكد الشريطي أن من أهم أهداف قسم الوثائق الإدارية هو توحيد آلية الحفظ والتصنيف في المدينة وتوحيد جميع مستودعات الإدارات والأقسام في مستودع واحد رئيسي للمدينة يشرف عليه قسم الوثائق الإدارية مما يؤدي بالتالي إلى خفض التكاليف المادية وانعدام التكدس في الوثائق والحفاظ على الوثائق من التلف وسرعة وصول المعلومة بوقت مناسب.