الارتباط التنظيمي:ترتبط بمركز الاتصالات الإدارية.
الهدف العام:
القيام بأعمال الوارد بكافة أنواعه وتسليمه للوحدات المختصة داخل المكتب.
المهام:
- استقبال واستلام وفرز المراسلات الواردة.
- فض مظاريف المراسلات الرسمية العادية والبرقيات، ومراجعة محتوياتها، واتخاذ الإجراءات اللازمة نحو المراسلات التي تسفر عملية المراجعة عن وجود نقص فيها.
- إدخال بيانات المعاملات الواردة في الحاسب الآلي، وتسليمها لمدير عام المكتب مصنفة حسب أولوياتها وأهميتها ودرجة الاستعجال.
- إحالة المراسلات الواردة إلى جهاتها بعد العرض.
- إبلاغ وحدة متابعة الأعمال بالموضوعات التي تم التوجيه بمتابعتها.
- استقبال وإرسال المكاتبات التي تخص المكتب (عن طريق الفاكس).
- الإشراف على العاملين في الوحدة وتوزيع الأعمال عليهم وتوجيههم.
- القيام بأي مهام أخرى تكلف بها.