يهدف مكتب معالي الوزير إلى تقديم جميع الخدمات المتعلقة بالسكرتارية والأعـمـال المكتبية، بأحدث الأسـاليب العلمية المتطورة التي تهيئ مناخًا مناسبًا لمعالي الوزير لأداء عمله بكفاءة وفاعلية، وإنجازها بما يتناسب مع توجيهاته.
المهام والمسؤوليات
يتولى مكتب معالي الوزير العديد من المهام والمسؤوليات، منها:
- تقديم جميع الخدمات المتعلقة بالسكرتارية والأعمال المكتبية، بأحدث الأساليب العلمية المتطورة التي تهيئ مناخًا مناسبًا للوزير لأداء عمله بكفاءة وفاعلية، وإنجازها بما يتناسب مع توجيهاته.
- تلقي جميع المعاملات والمراسلات الخاصة بالوزير وعرضها عليه، وتنفيذ توجيهاته بشأنها.
- استلام البريد الوارد الخاص والسري وعرضه على الوزير، وتصدير اللازم منها حسب توجيه الوزير.
- تحرير الخطابات والبرقيات والمذكرات وإعداد التقارير التي يكلف بها الوزير.
- استقبال الزائرين والمراجعين، وتلقي ما لديهم من معاملات وعرضها على الوزير للتوجيه بما يراه معاليه.
- تبليغ الجهات المعنية بالوزارة بما يصدر عن الوزير من تعليمات وتوجيهات، سواء كانت كتابية أو شفهية.
- تحديد وتنظيم مقابلات وزيارات الوزير وأخذ توجيهاته حيالها.
- تحديد وتنظيم الاجتماعات التي يعقدها الوزير، وإعداد المحاضر وتوقيعها من ذوي العلاقة ومتابعة نتائجها.
- التنسيق مع الجهات المعنية في حضور الوزير للندوات والمناسبات الرسمية سواء الداخلية أو الخارجية.
- تلقي المكالمات الهاتفية الخاصة بالوزير، واتخاذ الإجراء المناسب حيالها.
- الإشراف على تنظيم وحفظ الأوراق والملفات الخاصة بالمكتب بما يساعد على استرجاع المعلومات، مع الاستفادة من الإمكانات التقنية في هذا المجال.
- الإشراف على وحدات مكتب الوزير والإدارات المختصة داخل الوزارة والإدارات التابعة للوزارة خارجيًّا، ومتابعة التنسيق فيما بينها.
- تلقى الخطابات والمعاملات الخاصة والسرية الموجهة للوزير وعرضها عليه، وإصدار الردود عليها وفقًا لتوجيهاته.
- إبلاغ ما يصدر عن الوزير من تعليمات وتوجيهات إلى الجهات المعنية.
- إبلاغ وكالات الوزارة وإداراتها والجهات المرتبطة بالوزير بالقرارات والتعاميم الصادرة من مجلس الوزراء ومجلس الخدمة المدنية.
- إعداد التعاميم والقرارات التي يوجه الوزير بإعدادها وإبلاغها للجهات المعنية.
- الإشراف على إعداد ما يطلبه الوزير من تقارير وملخصات، والتحقق من دقة معلوماتها قبل عرضها عليه.
- إجراء الاتصالات لمتابعة الموضوعات التي ترفعها له وحدة متابعة الأعمال التي يرى أنها تجاوزت الوقت الذي يفترض أن تنتهي فيه.
- العرض لمعالي الوزير عن الموضوعات المهمة والعاجلة التي لم تثمر عمليات متابعتها نتيجة محددة.
- الإشراف على تنظيم مواعيد اللقاءات والزيارات والاجتماعات الخاصة بالوزير.
- متابعة المعاملات الموجهة من الوزير، وتقديم التقارير اللازمة بشأنها حسب توجيهاته.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات المكتب وإنجازاته، ورفعها للوزير.