الارتباط التنظيمي ترتبط بإدارة الشؤون الإدارية.
الهدف العام
القيام بأعمال الحفظ للوثائق والمحفوظات الخاصة بمكتب الوزير وتسهيل عملية الرجوع إليها والمحافظة عليها.
المهام
- حفظ واسترجاع الوثائق الخاصة بمكتب الوزير باستخدام التقنيات الحديثة.
- تصنيف وترميز وفهرسة وحفظ الأوراق طبقًا لموضوعاتها بشكل يسهل عملية استرجاعها.
- قصر عملية الحفظ على الصورة واحدة فقط مما يصدر من المكتب من المكاتبات العادية ويمكن الاستنساخ بواسطة آلة التصوير عند الاحتياج إلى صور منها.
- حفظ الأوراق في ملفات موحدة الشكل والحجم وتدون عليها أرقامها ورموزها.
- إحالة ملفات الموضوعات المؤقتة التي انتهت معالجتها وفق النموذج رقم (7) إلى جهاتها المختصة.
- حفظ القرارات والأنظمة والتعميم في الملفات وأرفف منفصلة عن المحفوظات الأخرى ليسهل استرجاعها عند الحاجة.
- تسهيل عملية استرجاع تلك القرارات والأنظمة والتعميم وتمكين جميع إدارات الوزارة من الحصول على نسخة من أي وثيقة تحتاج إليها.
- القيام بأي مهام أخرى تكلف بها.