الأقسام وأعمالها
سكرتارية الوزير
الارتباط التنظيمي:
ترتبط بمدير عام المكتب.

الهدف العام:
 القيام بكافة أعمال السكرتارية الخاصة بالوزير.

المهام:         
  • استقبال المكالمات الهاتفية الخاصة بالوزير وتهيئة اتصالاته الهاتفية التي يحتاج إليها وفق تنظيم معين.
  • تنظيم مواعيد اللقاءات والزيارات والاجتماعات الخاصة بالوزير.
  • تنسيق مواعيد اجتماعات اللجان ومجالس الإدارة طبقًا لتوجيهات الوزير، والعمل على التنسيق مع المستشارين المختصين في المكتب لتهيئة الملفات والمعلومات التي يحتاج إليها الوزير قبل الاجتماع بوقت كافٍ.
  • تنظيم دخول الأوراق التي تعرض على الوزير طبقًا لأولوياتها ودرجة استعجال كل منها طبقًا لتوجيهات مدير عام المكتب.
  • إبلاغ التوجيهات والتعليمات الشفهية التي يصدرها الوزير للشخص أو الجهة المختصة.
  • تسجيل مواعيد اللقاءات والزيارات والاجتماعات وفق نماذج معينة وكتابة أي ملاحظات تتم، سواء كان ذلك بالتعديل أو الإضافة، وإطلاع الوزير بشكل مستمر على مواعيده لفترات مقبلة.
  • تدوين توجيهات الوزير عن الموضوعات أو التقارير التي يطلب عرضها عليه خلال مواعيد معينة، والاتصال بالأشخاص المعنيين، وإنجاز تلك الموضوعات وعرضها في مواعيدها المحددة بالتنسيق مع وحدة المتابعة.
  • إعداد التهاني وعرضها على مدير عام المكتب وإرسالها طبقًا لتوجيهات الوزير، وإعداد الردود على التهاني التي ترد المكتب.
  • العمل على ترتيب حجوزات الطيران والطائرات الخاصة لتنقلات معالي الوزير.
  • مرافقة الوزير في المناسبات المختلفة داخل المملكة وخارجها.
  • القيام بأي مهام أخرى تكلف بها.
آخر تعديل : 19 جمادى الثانية 1432 هـ 12:56 م
عدد القراءات :

جميع الحقوق محفوظة – وزارة الصحة – المملكة العربية السعودية ©