الارتباط التنظيمي:ترتبط بمدير عام المكتب.
الهدف العام:
القيام بكافة أعمال السكرتارية الخاصة بالوزير.
المهام:
- استقبال المكالمات الهاتفية الخاصة بالوزير وتهيئة اتصالاته الهاتفية التي يحتاج إليها وفق تنظيم معين.
- تنظيم مواعيد اللقاءات والزيارات والاجتماعات الخاصة بالوزير.
- تنسيق مواعيد اجتماعات اللجان ومجالس الإدارة طبقًا لتوجيهات الوزير، والعمل على التنسيق مع المستشارين المختصين في المكتب لتهيئة الملفات والمعلومات التي يحتاج إليها الوزير قبل الاجتماع بوقت كافٍ.
- تنظيم دخول الأوراق التي تعرض على الوزير طبقًا لأولوياتها ودرجة استعجال كل منها طبقًا لتوجيهات مدير عام المكتب.
- إبلاغ التوجيهات والتعليمات الشفهية التي يصدرها الوزير للشخص أو الجهة المختصة.
- تسجيل مواعيد اللقاءات والزيارات والاجتماعات وفق نماذج معينة وكتابة أي ملاحظات تتم، سواء كان ذلك بالتعديل أو الإضافة، وإطلاع الوزير بشكل مستمر على مواعيده لفترات مقبلة.
- تدوين توجيهات الوزير عن الموضوعات أو التقارير التي يطلب عرضها عليه خلال مواعيد معينة، والاتصال بالأشخاص المعنيين، وإنجاز تلك الموضوعات وعرضها في مواعيدها المحددة بالتنسيق مع وحدة المتابعة.
- إعداد التهاني وعرضها على مدير عام المكتب وإرسالها طبقًا لتوجيهات الوزير، وإعداد الردود على التهاني التي ترد المكتب.
- العمل على ترتيب حجوزات الطيران والطائرات الخاصة لتنقلات معالي الوزير.
- مرافقة الوزير في المناسبات المختلفة داخل المملكة وخارجها.
- القيام بأي مهام أخرى تكلف بها.