هو المسؤول الأول عن إدارة وتصريف الشؤون الإدارية وشؤون السكرتارية بمكتب الوزير.
الارتباط التنظيمي:
يرتبط بالوزير.
الهدف العام:
الإشراف العام على كافة الخدمات الإدارية وخدمات السكرتارية بمكتب الوزير، ووضع الخطط المناسبة لتطوير هذه الأعمال والتأكد من حسن أدائها.
المهام:
- وضع الخطط المناسبة لتطوير خدمات السكرتارية في مكتب الوزير.
- الإشراف على العاملين في مكتب الوزير وتقويم أدائهم وتوجيههم.
- الإشراف ومتابعة التنسيق بين وحدات مكتب الوزير والإدارات المختصة داخل الوزارة والإدارات التابعة للوزارة وخارجها.
- الإشراف على استلام البريد الخاص بالوزير وتنفيذ تعليماته وتوجيهاته بشأنه.
- تلقي الخطابات والمعاملات الخاصة والسرية الموجهة للوزير وعرضها عليه وإصدار الردود وفقًا لتوجيهاته.
- إحالة المكاتبات والمذكرات والتقارير التي تعدها إدارات ووكالات الوزارة للمستشار المختص لتتم مراجعتها واستكمال نواقصها من قبله قبل عرضها على الوزير.
- الإشراف على إعداد المراسلات الخاصة بالوزير بكافة أنواعها.
- تبليغ ما يصدر عن الوزير من تعليمات وتوجيهات إلى الجهات المعنية.
- إبلاغ وكالات الوزارة وإداراتها والجهات المرتبطة بالوزير بالقرارات والتعاميم الصادرة من مجلس الوزراء ومجلس الخدمة المدنية.
- إعداد التعاميم والقرارات التي يوجه الوزير بإعدادها وإبلاغها للجهات المعنية.
- تحديث قوائم الوكالات والإدارات والجهات التي تبلغ بتلك القرارات والتعاميم.
- إعداد نماذج لصيغ الإبلاغ وفق متطلبات القرارات والتعاميم بشكل يسهل سرعة وصولها للجهات المعنية.
- الإشراف على إعداد ما يطلبه الوزير من تقارير وملخصات والتحقق من دقة معلوماتها قبل عرضها عليه.
- إجراء الاتصالات لمتابعة الموضوعات التي ترفعها له وحدة متابعة الأعمال التي يرى أنها تجاوزت الوقت الذي يفترض أن تنتهي فيه.
- العرض لمعالي الوزير عن الموضوعات المهمة والعاجلة التي لم تثمر عمليات متابعتها نتيجة محددة.
- الإشراف على عملية حفظ الأوراق في المكتب وفق تصنيف حديث يجعل عملية استرجاعها أمرًا ميسورًا.
- الإشراف على تنظيم مواعيد اللقاءات والزيارات والاجتماعات الخاصة بالوزير.
- الإشراف على أعمال النسخ والسكرتارية والترجمة الخاصة بالوزير.
- الإشراف على أعمال المكتب السري.
- تحديد احتياجات المكتب من موارد بشرية وتجهيزات وتنسيق لتضمينها مشروع الميزانية.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات المكتب وإنجازاته ورفعها للوزير.
- القيام بأي مهام أخرى يسندها إليه الوزير.