الأقسام وأعمالها
مدير عام المكتب
هو المسؤول الأول عن إدارة وتصريف الشؤون الإدارية وشؤون السكرتارية بمكتب الوزير.

الارتباط التنظيمي:
يرتبط بالوزير.

الهدف العام:
الإشراف العام على كافة الخدمات الإدارية وخدمات السكرتارية بمكتب الوزير، ووضع الخطط المناسبة لتطوير هذه الأعمال والتأكد من حسن أدائها.

المهام:
  • وضع الخطط المناسبة لتطوير خدمات السكرتارية في مكتب الوزير.
  • الإشراف على العاملين في مكتب الوزير وتقويم أدائهم وتوجيههم.
  • الإشراف ومتابعة التنسيق بين وحدات مكتب الوزير والإدارات المختصة داخل الوزارة والإدارات التابعة للوزارة وخارجها.
  • الإشراف على استلام البريد الخاص بالوزير وتنفيذ تعليماته وتوجيهاته بشأنه.
  • تلقي الخطابات والمعاملات الخاصة والسرية الموجهة للوزير وعرضها عليه وإصدار الردود وفقًا لتوجيهاته.
  • إحالة المكاتبات والمذكرات والتقارير التي تعدها إدارات ووكالات الوزارة للمستشار المختص لتتم مراجعتها واستكمال نواقصها من قبله قبل عرضها على الوزير.
  • الإشراف على إعداد المراسلات الخاصة بالوزير بكافة أنواعها.
  • تبليغ ما يصدر عن الوزير من تعليمات وتوجيهات إلى الجهات المعنية.
  • إبلاغ وكالات الوزارة وإداراتها والجهات المرتبطة بالوزير بالقرارات والتعاميم الصادرة من مجلس الوزراء ومجلس الخدمة المدنية.
  • إعداد التعاميم والقرارات التي يوجه الوزير بإعدادها وإبلاغها للجهات المعنية.
  • تحديث قوائم الوكالات والإدارات والجهات التي تبلغ بتلك القرارات والتعاميم.
  • إعداد نماذج لصيغ الإبلاغ وفق متطلبات القرارات والتعاميم بشكل يسهل سرعة وصولها للجهات المعنية.
  • الإشراف على إعداد ما يطلبه الوزير من تقارير وملخصات والتحقق من دقة معلوماتها قبل عرضها عليه.
  • إجراء الاتصالات لمتابعة الموضوعات التي ترفعها له وحدة متابعة الأعمال التي يرى أنها تجاوزت الوقت الذي يفترض أن تنتهي فيه.
  • العرض لمعالي الوزير عن الموضوعات المهمة والعاجلة التي لم تثمر عمليات متابعتها نتيجة محددة.
  • الإشراف على عملية حفظ الأوراق في المكتب وفق تصنيف حديث يجعل عملية استرجاعها أمرًا ميسورًا.
  • الإشراف على تنظيم مواعيد اللقاءات والزيارات والاجتماعات الخاصة بالوزير.
  • الإشراف على أعمال النسخ والسكرتارية والترجمة الخاصة بالوزير.
  • الإشراف على أعمال المكتب السري.
  • تحديد احتياجات المكتب من موارد بشرية وتجهيزات وتنسيق لتضمينها مشروع الميزانية.
  • إعداد تقارير دورية عن نشاطات المكتب وإنجازاته ورفعها للوزير.
  • القيام بأي مهام أخرى يسندها إليه الوزير.
آخر تعديل : 19 جمادى الثانية 1432 هـ 12:54 م
عدد القراءات :

جميع الحقوق محفوظة – وزارة الصحة – المملكة العربية السعودية ©